オンライン研修の講師依頼文とは?目的や必要な項目注意点など解説

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2024年7月10日(水)

目次

オンライン研修を開催するため、講師へ依頼する際、メールを利用するケースが増えています。ここでは、オンライン研修の依頼文の概要、依頼文に含めたい内容・項目、書き方の注意点などを解説します。

オンライン研修講師依頼文とは

オンライン研修講師依頼文の概要と目的を説明します。最初に基本事項を押さえることにより、後述する講師依頼文の内容や注意点を理解しやすくなるでしょう。

オンライン研修の概要

オンライン研修とは、インターネットを介して行われる研修の総称で、パソコンやタブレットがあればかんたんに受講できるうえに「場所を問わず受講できる」点が集合研修との違いです。

オンライン研修の実施により、研修コストの削減や教材の管理もしやすいでしょう。

課題点は、インターネット環境や機器トラブル、集合研修と比較してコミュニケーションを取りづらかったり、受講者の自主性に左右されたりする点です。

オンライン研修にはオンデマンド型とライブ配信型という主に2つの種類があります。

それぞれの特徴やメリット・デメリットを以下の表にまとめました。

オンライン研修の種類特徴メリットデメリット
オンデマンド型事前に録画した動画やスライドなどを配信する形式<社員側>・繰り返し視聴できる<企業側>・導入後はコストを削減できる<社員側>講師とのコミュニケーションが取りづらい<企業側>・教材の作成や配信、学習管理システムの導入が必要
ライブ配信型講義をリアルタイムで配信する形式<社員側>・講師への質問・ディスカッションができる<企業側>・集合研修に準じた研修を実施できる・遠方の社員にもリアルに近い研修を提供できる<社員側>決められた時間に参加する必要がある<企業側>・ライブ配信システムが必要・オンライン研修の進め方や講師のスキルが必要

オンライン研修講師依頼文の目的

オンライン研修講師依頼文の目的は、下記のとおりです。

  • 講師に研修開催の意図を明確に伝える
  • 講師に依頼したい理由
  • 背景について丁寧に説明する

講師は開催者の意図を理解することにより、最高のパフォーマンスを発揮できるでしょう。ただし講師によっては、講演内容を特定のテーマに絞っているため、依頼前の十分なリサーチが不可欠です。

オンライン研修講師依頼文に必要な6つの内容・項目

オンライン研修の講師依頼文はメールで送信するケースが一般的です。必要な項目には以下があります。

  1. 宛名・かがみ文
  2. 研修内容
  3. 使用するツール
  4. 謝礼内容
  5. 連絡のお願い・問い合わせについて
  6. 主催者

宛名・かがみ文

オンライン講師への依頼文では、最初に宛名を記します。その際は「〇〇先生」「〇〇様」と講師に敬称をつける必要があります。宛名の下、中央には件名を記しましょう。

次にかがみ文を記載します。かがみ文とは、宛名の下につける文章のこと冒頭であいさつを行ったのち、担当者の名前を記します。次に「どのようなオンライン研修を依頼したいのか」を簡潔に記載して研修内容につなげてください。

研修内容

研修内容として、主催(自社の名称)、研修内容、日時、場所、受講者の対象を記します。

研修内容は「新入社員向けビジネスマナー研修」や「中堅社員向けマネジメント研修」といったように、趣旨とテーマを簡潔に記します。

また、オンライン研修の開催日時(オンデマンド型は収録日時)の記載も必要です。複数の日時案を用意することで、講師はスケジュール調整しやすくなるでしょう。受講者の対象には、年齢・性別・人数などがあります。

使用するツール

オンライン研修に使用するツールや準備方法、配信や収録場所を記載します。

ツールはZoomやGoogle Meetのような具体的な名称です。ツールの準備方法に関しても明記するほうが望ましいでしょう。説明が長文になる場合、解説ページのURLを記載するのもよいでしょう。

配信・収録場所としては、講師の自宅、仮スタジオ、自社の会議室などが考えられます。講師の自宅以外で配信・収録する場合は、住所や交通機関(アクセス)の情報も忘れずに記載してください。

謝礼内容

講師に支払う謝礼内容を明確に伝えます。消費税込か消費税別かも記しましょう。

基本的にオンライン研修は交通費が発生しないものの、仮スタジオや自社内などで配信・収録する場合は支払いが必要になるかもしれません。その場合は明確に交通費を記載します。

謝礼内容が曖昧な場合、あとからトラブルになりかねません。

「別途消費税が支払われると思っていた」「交通費が支給されると思っていた」など、講師の疑問を残さないよう明確に記すことが大切です。

連絡のお願い・問い合わせについて

オンライン研修の講師依頼文を作成する際は、返信期限の記載も重要です。とくに返信を急ぐ場合は、回答期限を明確に記しましょう。ただし言葉遣いには注意してください。

「締切厳守」といった高圧的な表現を使用すると、講師に悪い印象を与えかねません。できるだけ「恐れ入りますが」「恐縮ではございますが」などの丁寧な文面を心がけてください。

また、講師からの質問や連絡に備えて、問い合わせ先や連絡方法も記載します。講師との円滑なコミュニケーションを実現するためにも、必要な情報は漏らさず伝えましょう。

主催者

主催者情報として、あらためて自社の名称と担当者の氏名を記します。前述した問い合わせ先とは別に、担当者の携帯番号やメールアドレスを記載する場合は正確に記載してください。

オンライン研修講師依頼文のテンプレート

オンライン研修講師依頼文のテンプレートを紹介します。先ほど解説した「オンライン研修講師依頼文に必要な6つの内容・項目」を踏まえた例文です。

なお日時、場所、受講者の属性、使用するツール、謝礼内容に関しては、本文後に「記」として載せています。

〇〇(講師の氏名)様
オンライン研修講師のご依頼突然のメールで失礼いたします。
株式会社〇〇の〇〇〇〇と申します。

この度、弊社の社員を対象にした「マネジメントスキルの向上」がテーマのオンラインライブ研修を企画しております。
その研修の講師として、ぜひ〇〇様にお話をして頂きたく、ご連絡差しあげました。

ご多用の折、大変恐縮ではございますが、ご検討頂ければ幸いです。
下記が概要でございます。

記主催:株式会社〇〇
対象:30~40代の管理職
日程:2024年4月25日(木)もしくは26日(金)
時間:14:00~16:00(120分間)
会場:〇〇様のご自宅
ツール:Google Meet(使用方法につきましては『こちら』をご覧ください)
謝礼:8万円(消費税込)
お問い合わせ先:080-0000-0000 Ga〇〇@mail.com

以上、ご検討のうえ、お返事頂けますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
株式会社〇〇人事部 〇〇〇〇

オンライン研修講師依頼文作成8つの注意点

オンライン研修講師への依頼文を作成する際は、以下に注意してください。

  1. 依頼文を送るタイミングを決めておく
  2. 複数の講師に同時に依頼しない
  3. 研修の依頼を確定できる期限を設ける
  4. 講師の氏名やメールアドレスを間違えないようにする
  5. 依頼後に研修内容を変更しない
  6. 失礼のない姿勢で依頼する
  7. 送信者の身元を明らかにする
  8. 研修内容がタイトルでわかるようにする

依頼文を送るタイミングを決めておく

オンライン研修講師への依頼文は、研修日の3〜6か月前までに送付するのが理想的です。講師との打ち合わせ、台本・必要機材の準備などを考慮すると、少なくとも3か月以上の期間を見込む必要があります。

研修日直前に依頼文を送付しても、すでに講師の日程が埋まっている可能性が高いでしょう。仮に承諾してもらえたとしても、短期間で準備する必要があるため、講師も企業も負担が重くなります。

ただし、あまりにも早過ぎる依頼には注意してください。たとえば、研修予定日の1年前に依頼文を送付しても「現時点で来年のスケジュールは未定」という理由から、講師に断られる可能性もあります。

したがって、研修日3〜6か月前の依頼文送付が望ましいでしょう。

複数の講師に同時に依頼しない

複数の講師に対して、同じタイミングで依頼文を送付する行為は避けてください。企業の方から日程調整や検討をお願いしたにもかかわらず、最終的に選ばなかった講師に断りを入れるのは失礼です。

仮に3人の講師に依頼文を送付し、2人から受諾の連絡を受けた場合、2人のうちどちらかを断らなければなりません。このような対応は講師に迷惑をかけてしまうだけでなく、企業の印象も悪くなります。結果的に今後の講演依頼が困難になるかもしれません。

したがって希望する講師の順位を事前に決めたうえで、余裕を持って1人ずつ依頼文を送付しましょう。

研修の依頼を確定できる期限を設ける

オンライン研修の依頼文を送付後、講師から承諾の連絡があった際は、依頼確定の期限を伝えてください。とくに社内稟議や役員会議などで、確定までに時間がかかるケースは必須です。

講師は依頼が確定するまでの期間、スケジュールの重複を避けなければなりません。そのため講師に待ってもらう期間は、長くても1週間程度が望ましいでしょう。

なお、依頼文を送る段階から稟議・会議を進めることで、確定するまでの期間を短縮できます。正式依頼を前提に承諾する講師もいるので、稟議や会議はスムーズに進めることが大切です。

講師の氏名やメールアドレスを間違えないようにする

講師にオンライン研修の依頼メールを送信する際は、氏名の間違いに注意してください。とくに「高山」と「髙山」、「中村」と「仲村」などの名前は間違えやすいでしょう。

また、メールアドレスの間違いは誤送信のリスクがあります。送信先が使用されていないメールアドレスであれば大きな問題はないものの、別の宛先にメールが届いてしまった場合、セキュリティ上の問題につながりかねません。

名前やメールアドレスのミスを防ぐには、送信前に複数回の確認を行ってください。メールを作成した担当者だけでなく、ほかの社員によるダブルチェックも効果的です。ダブルチェックによって、本文の誤字脱字や事実誤認も防ぎやすくなります。

依頼後に研修内容を変更しない

講師がオンライン研修を承諾したのち、開催日や研修テーマ、内容などを変更すると失礼にあたるだけでなく、迷惑がかかります。大幅に研修内容を変更した場合、講師から辞退の連絡を受けるかもしれません。

たとえば、当初のテーマが「新入社員向けのビジネスマナー研修」だったにもかかわらず、途中で「経営幹部向けのマネジメント研修」に変わるようなケースがあげられます。講師によって対応できるテーマは異なることが多いため、研修内容を変更されると対応が難しくなるかもしれません。

また、当初はオンデマンド型の研修だったにもかかわらず、途中でライブ配信型に変更する場合にも注意してください。オンデマンドとライブ配信では、講師の心構えや準備が異なる可能性があります。

変更の余地がないよう研修内容を固めたうえで、講師に依頼文を送付してください。

失礼のない姿勢で依頼する

オンライン研修を依頼する際は、講師への敬意が必要になります。多くの講師が忙しく、さまざまなオファーを検討しているものです。そのため「オンライン研修を検討してもらおう」という傲慢な姿勢ではなく「オンライン研修をご検討いただく」という謙虚な姿勢を重視してください。

たとえば「ご都合のよい時間で検討していただけますか」という姿勢はふさわしい例です。一方「まずはスケジュールだけ教えてください」という姿勢はよくない例に該当します。

講師に快くオンライン研修を引き受けてもらうには、丁寧で謙虚な姿勢が欠かせません依頼文を送付する際は、十分に配慮してください。

送信者の身元を明らかにする

講師に依頼文を送付する際は、送信者の身元を明確に示しましょう。身元を明らかにしなければ、講師に対して警戒心を与えかねません。

具体的には依頼文の冒頭と末尾に会社名・担当者氏名を明記します。電話番号とメールアドレスも本文または末尾に記載してください。

仮に電話番号とメールアドレスの記載を忘れた場合、講師は連絡を取ることができません。その段階で不信感を持たれる可能性が高いため、依頼の承諾は難しいでしょう。

研修内容がタイトルでわかるようにする

人気講師は多数の企業から研修依頼を受けているため、秘書が依頼文を選別している可能性があります。したがって、依頼文のタイトルだけで内容がわかるように工夫しましょう。そうしなければ、開封されずに破棄される可能性があります。

具体的にはタイトルに日時、依頼者名、内容を的確に盛り込んでくださいたとえば以下のようなタイトルです。

「【4/30(火)】オンライン研修のご相談(株式会社〇〇)」

このように必要事項を入れることにより、依頼文の開封率がアップする効果が期待できます。講師がタイトルを見ただけで、すぐに会社名を検索できるという点もメリットです。

オンライン研修は外部に委託する方法もオススメ

自社でゼロからオンライン研修を準備する場合、講師の選定、依頼文作成、講師との打ち合わせ、研修当日の調整など、さまざまな手間が必要です。一方、オンライン研修専門の外部サービスに委託すれば、以下のようなメリットが得られます。

  • 講師への依頼文が不要になる
  • カスタマーサポートを受けられる
  • 研修の設計も相談できる

上記のメリットに対応しているのが「manebi eラーニング」です。「manebi eラーニング」を活用するとオンライン研修やeラーニングをかんたんかつ効果的に実施できます。

manebi eラーニング」では専門講師によるオンライン研修を提供しているので、自主的に講師を探し、依頼文を送るという行為は必要ありません。また、カスタマーサポートによる研修設計に対応しています。

オンライン研修の依頼はわかりやすい文書を心がけよう

オンライン研修の講師依頼文に必要な項目として、宛名・かがみ文、研修内容、ツール、謝礼内容、連絡のお願い・問い合わせ、主催者情報があります。

講師依頼文を作成する際の注意点は、依頼文を送付するタイミング、複数講師への同時依頼の回避、研修依頼の確定期限の設定、講師氏名やメールアドレスの送信ミスに気をつけることです。

manebi eラーニング」は、ブレンディッドラーニング(オンライン研修とeラーニングを併用して学習効果を高めること)を活用できる社員研修トータルソリューションで、約5,000件のコンテンツがあり、新人研修やコンプライアンス研修、ハラスメント研修、情報セキュリティ研修など、各種研修に対応し、自社コンテンツのアップロードも可能です。

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