オンライン研修の講師依頼文とは？目的や必要な項目注意点など解説

オンライン研修を開催するため、講師へ依頼する際、メールを利用するケースが増えています。ここでは、オンライン研修の依頼文の概要、依頼文に含めたい内容・項目、書き方の注意点などを解説します。

オンライン研修講師依頼文とは

オンライン研修講師依頼文の概要と目的を説明します。最初に基本事項を押さえることにより、後述する講師依頼文の内容や注意点を理解しやすくなるでしょう。

オンライン研修の概要

オンライン研修とは、インターネットを介して行われる研修の総称で、パソコンやタブレットがあればかんたんに受講できるうえに「場所を問わず受講できる」点が集合研修との違いです。

オンライン研修の実施により、研修コストの削減や教材の管理もしやすいでしょう。

課題点は、インターネット環境や機器トラブル、集合研修と比較してコミュニケーションを取りづらかったり、受講者の自主性に左右されたりする点です。

オンライン研修にはオンデマンド型とライブ配信型という主に2つの種類があります。

それぞれの特徴やメリット・デメリットを以下の表にまとめました。

オンライン研修の種類	特徴	メリット	デメリット
オンデマンド型	事前に録画した動画やスライドなどを配信する形式	＜社員側＞・繰り返し視聴できる＜企業側＞・導入後はコストを削減できる	＜社員側＞講師とのコミュニケーションが取りづらい＜企業側＞・教材の作成や配信、学習管理システムの導入が必要
ライブ配信型	講義をリアルタイムで配信する形式	＜社員側＞・講師への質問・ディスカッションができる＜企業側＞・集合研修に準じた研修を実施できる・遠方の社員にもリアルに近い研修を提供できる	＜社員側＞決められた時間に参加する必要がある＜企業側＞・ライブ配信システムが必要・オンライン研修の進め方や講師のスキルが必要

オンライン研修講師依頼文の目的

オンライン研修講師依頼文の目的は、下記のとおりです。

• 講師に研修開催の意図を明確に伝える
• 講師に依頼したい理由
• 背景について丁寧に説明する

講師は開催者の意図を理解することにより、最高のパフォーマンスを発揮できるでしょう。ただし講師によっては、講演内容を特定のテーマに絞っているため、依頼前の十分なリサーチが不可欠です。

オンライン研修講師依頼文に必要な6つの内容・項目

オンライン研修の講師依頼文はメールで送信するケースが一般的です。必要な項目には以下があります。

1. 宛名・かがみ文
2. 研修内容
3. 使用するツール
4. 謝礼内容
5. 連絡のお願い・問い合わせについて
6. 主催者

宛名・かがみ文

オンライン講師への依頼文では、最初に宛名を記します。その際は「〇〇先生」「〇〇様」と講師に敬称をつける必要があります。宛名の下、中央には件名を記しましょう。

次にかがみ文を記載します。かがみ文とは、宛名の下につける文章のこと。冒頭であいさつを行ったのち、担当者の名前を記します。次に「どのようなオンライン研修を依頼したいのか」を簡潔に記載して研修内容につなげてください。

研修内容

研修内容として、主催（自社の名称）、研修内容、日時、場所、受講者の対象を記します。

研修内容は「新入社員向けビジネスマナー研修」や「中堅社員向けマネジメント研修」といったように、趣旨とテーマを簡潔に記します。

また、オンライン研修の開催日時（オンデマンド型は収録日時）の記載も必要です。複数の日時案を用意することで、講師はスケジュール調整しやすくなるでしょう。受講者の対象には、年齢・性別・人数などがあります。

使用するツール

オンライン研修に使用するツールや準備方法、配信や収録場所を記載します。

ツールはZoomやGoogle Meetのような具体的な名称です。ツールの準備方法に関しても明記するほうが望ましいでしょう。説明が長文になる場合、解説ページのURLを記載するのもよいでしょう。

配信・収録場所としては、講師の自宅、仮スタジオ、自社の会議室などが考えられます。講師の自宅以外で配信・収録する場合は、住所や交通機関（アクセス）の情報も忘れずに記載してください。

謝礼内容

講師に支払う謝礼内容を明確に伝えます。消費税込か消費税別かも記しましょう。

基本的にオンライン研修は交通費が発生しないものの、仮スタジオや自社内などで配信・収録する場合は支払いが必要になるかもしれません。その場合は明確に交通費を記載します。

謝礼内容が曖昧な場合、あとからトラブルになりかねません。

「別途消費税が支払われると思っていた」「交通費が支給されると思っていた」など、講師の疑問を残さないよう明確に記すことが大切です。

連絡のお願い・問い合わせについて

オンライン研修の講師依頼文を作成する際は、返信期限の記載も重要です。とくに返信を急ぐ場合は、回答期限を明確に記しましょう。ただし言葉遣いには注意してください。

「締切厳守」といった高圧的な表現を使用すると、講師に悪い印象を与えかねません。できるだけ「恐れ入りますが」「恐縮ではございますが」などの丁寧な文面を心がけてください。

また、講師からの質問や連絡に備えて、問い合わせ先や連絡方法も記載します。講師との円滑なコミュニケーションを実現するためにも、必要な情報は漏らさず伝えましょう。

主催者

主催者情報として、あらためて自社の名称と担当者の氏名を記します。前述した問い合わせ先とは別に、担当者の携帯番号やメールアドレスを記載する場合は正確に記載してください。

オンライン研修講師依頼文のテンプレート

オンライン研修講師依頼文のテンプレートを紹介します。先ほど解説した「オンライン研修講師依頼文に必要な6つの内容・項目」を踏まえた例文です。

なお日時、場所、受講者の属性、使用するツール、謝礼内容に関しては、本文後に「記」として載せています。

〇〇（講師の氏名）様 オンライン研修講師のご依頼突然のメールで失礼いたします。 株式会社〇〇の〇〇〇〇と申します。 この度、弊社の社員を対象にした「マネジメントスキルの向上」がテーマのオンラインライブ研修を企画しております。 その研修の講師として、ぜひ〇〇様にお話をして頂きたく、ご連絡差しあげました。 ご多用の折、大変恐縮ではございますが、ご検討頂ければ幸いです。 下記が概要でございます。 記主催：株式会社〇〇 対象：30～40代の管理職 日程：2024年4月25日（木）もしくは26日（金） 時間：14：00～16：00（120分間） 会場：〇〇様のご自宅 ツール：Google Meet（使用方法につきましては『こちら』をご覧ください） 謝礼：8万円（消費税込） お問い合わせ先：080-0000-0000 Ga〇〇@mail.com 以上、ご検討のうえ、お返事頂けますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。 株式会社〇〇人事部 〇〇〇〇

オンライン研修講師依頼文作成8つの注意点

オンライン研修講師への依頼文を作成する際は、以下に注意してください。

1. 依頼文を送るタイミングを決めておく
2. 複数の講師に同時に依頼しない
3. 研修の依頼を確定できる期限を設ける
4. 講師の氏名やメールアドレスを間違えないようにする
5. 依頼後に研修内容を変更しない
6. 失礼のない姿勢で依頼する
7. 送信者の身元を明らかにする
8. 研修内容がタイトルでわかるようにする

依頼文を送るタイミングを決めておく

オンライン研修講師への依頼文は、研修日の3〜6か月前までに送付するのが理想的です。講師との打ち合わせ、台本・必要機材の準備などを考慮すると、少なくとも3か月以上の期間を見込む必要があります。

研修日直前に依頼文を送付しても、すでに講師の日程が埋まっている可能性が高いでしょう。仮に承諾してもらえたとしても、短期間で準備する必要があるため、講師も企業も負担が重くなります。

ただし、あまりにも早過ぎる依頼には注意してください。たとえば、研修予定日の1年前に依頼文を送付しても「現時点で来年のスケジュールは未定」という理由から、講師に断られる可能性もあります。

したがって、研修日3〜6か月前の依頼文送付が望ましいでしょう。

複数の講師に同時に依頼しない

複数の講師に対して、同じタイミングで依頼文を送付する行為は避けてください。企業の方から日程調整や検討をお願いしたにもかかわらず、最終的に選ばなかった講師に断りを入れるのは失礼です。

仮に3人の講師に依頼文を送付し、2人から受諾の連絡を受けた場合、2人のうちどちらかを断らなければなりません。このような対応は講師に迷惑をかけてしまうだけでなく、企業の印象も悪くなります。結果的に今後の講演依頼が困難になるかもしれません。

したがって希望する講師の順位を事前に決めたうえで、余裕を持って1人ずつ依頼文を送付しましょう。

研修の依頼を確定できる期限を設ける

オンライン研修の依頼文を送付後、講師から承諾の連絡があった際は、依頼確定の期限を伝えてください。とくに社内稟議や役員会議などで、確定までに時間がかかるケースは必須です。

講師は依頼が確定するまでの期間、スケジュールの重複を避けなければなりません。そのため講師に待ってもらう期間は、長くても1週間程度が望ましいでしょう。

なお、依頼文を送る段階から稟議・会議を進めることで、確定するまでの期間を短縮できます。正式依頼を前提に承諾する講師もいるので、稟議や会議はスムーズに進めることが大切です。

講師の氏名やメールアドレスを間違えないようにする

講師にオンライン研修の依頼メールを送信する際は、氏名の間違いに注意してください。とくに「高山」と「髙山」、「中村」と「仲村」などの名前は間違えやすいでしょう。

また、メールアドレスの間違いは誤送信のリスクがあります。送信先が使用されていないメールアドレスであれば大きな問題はないものの、別の宛先にメールが届いてしまった場合、セキュリティ上の問題につながりかねません。

名前やメールアドレスのミスを防ぐには、送信前に複数回の確認を行ってください。メールを作成した担当者だけでなく、ほかの社員によるダブルチェックも効果的です。ダブルチェックによって、本文の誤字脱字や事実誤認も防ぎやすくなります。

依頼後に研修内容を変更しない

講師がオンライン研修を承諾したのち、開催日や研修テーマ、内容などを変更すると失礼にあたるだけでなく、迷惑がかかります。大幅に研修内容を変更した場合、講師から辞退の連絡を受けるかもしれません。

たとえば、当初のテーマが「新入社員向けのビジネスマナー研修」だったにもかかわらず、途中で「経営幹部向けのマネジメント研修」に変わるようなケースがあげられます。講師によって対応できるテーマは異なることが多いため、研修内容を変更されると対応が難しくなるかもしれません。

また、当初はオンデマンド型の研修だったにもかかわらず、途中でライブ配信型に変更する場合にも注意してください。オンデマンドとライブ配信では、講師の心構えや準備が異なる可能性があります。

変更の余地がないよう研修内容を固めたうえで、講師に依頼文を送付してください。

失礼のない姿勢で依頼する

オンライン研修を依頼する際は、講師への敬意が必要になります。多くの講師が忙しく、さまざまなオファーを検討しているものです。そのため「オンライン研修を検討してもらおう」という傲慢な姿勢ではなく「オンライン研修をご検討いただく」という謙虚な姿勢を重視してください。

たとえば「ご都合のよい時間で検討していただけますか」という姿勢はふさわしい例です。一方「まずはスケジュールだけ教えてください」という姿勢はよくない例に該当します。

講師に快くオンライン研修を引き受けてもらうには、丁寧で謙虚な姿勢が欠かせません。依頼文を送付する際は、十分に配慮してください。

送信者の身元を明らかにする

講師に依頼文を送付する際は、送信者の身元を明確に示しましょう。身元を明らかにしなければ、講師に対して警戒心を与えかねません。

具体的には依頼文の冒頭と末尾に会社名・担当者氏名を明記します。電話番号とメールアドレスも本文または末尾に記載してください。

仮に電話番号とメールアドレスの記載を忘れた場合、講師は連絡を取ることができません。その段階で不信感を持たれる可能性が高いため、依頼の承諾は難しいでしょう。

研修内容がタイトルでわかるようにする

人気講師は多数の企業から研修依頼を受けているため、秘書が依頼文を選別している可能性があります。したがって、依頼文のタイトルだけで内容がわかるように工夫しましょう。そうしなければ、開封されずに破棄される可能性があります。

具体的にはタイトルに日時、依頼者名、内容を的確に盛り込んでください。たとえば以下のようなタイトルです。

「【4/30（火）】オンライン研修のご相談（株式会社〇〇）」

このように必要事項を入れることにより、依頼文の開封率がアップする効果が期待できます。講師がタイトルを見ただけで、すぐに会社名を検索できるという点もメリットです。

オンライン研修は外部に委託する方法もオススメ

自社でゼロからオンライン研修を準備する場合、講師の選定、依頼文作成、講師との打ち合わせ、研修当日の調整など、さまざまな手間が必要です。一方、オンライン研修専門の外部サービスに委託すれば、以下のようなメリットが得られます。

• 講師への依頼文が不要になる
• カスタマーサポートを受けられる
• 研修の設計も相談できる

上記のメリットに対応しているのが「manebi eラーニング」です。「manebi eラーニング」を活用するとオンライン研修やeラーニングをかんたんかつ効果的に実施できます。

「manebi eラーニング」では専門講師によるオンライン研修を提供しているので、自主的に講師を探し、依頼文を送るという行為は必要ありません。また、カスタマーサポートによる研修設計に対応しています。

オンライン研修の依頼はわかりやすい文書を心がけよう

オンライン研修の講師依頼文に必要な項目として、宛名・かがみ文、研修内容、ツール、謝礼内容、連絡のお願い・問い合わせ、主催者情報があります。

講師依頼文を作成する際の注意点は、依頼文を送付するタイミング、複数講師への同時依頼の回避、研修依頼の確定期限の設定、講師氏名やメールアドレスの送信ミスに気をつけることです。

「manebi eラーニング」は、ブレンディッドラーニング（オンライン研修とeラーニングを併用して学習効果を高めること）を活用できる社員研修トータルソリューションで、約5,000件のコンテンツがあり、新人研修やコンプライアンス研修、ハラスメント研修、情報セキュリティ研修など、各種研修に対応し、自社コンテンツのアップロードも可能です。

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