OJTは、上司や先輩が部下や後輩に対して、日常業務を通じて実践的に指導する育成方法です。OJTは現場ならではの視点や気づきを得られるメリットがあるものの、教育を担う社員が不足していたり、十分な効果を得られなかったりする企業も少なくありません。
本記事では、OJTの概要と実施の目的、メリット・デメリットをはじめ、よくある失敗例やOJTの活用手順を網羅的にご紹介します。自社の研修体制を見直したいとお考えの企業様は、ぜひ参考にしてください。
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資料をダウンロードするOJTは何の略語？意味を簡単に説明
OJTとは、実務をとおして仕事の進め方や知識を習得させる教育方法のことで、On The Job Training（オンザジョブトレーニング）の略語です。ルーツをさかのぼると第一次世界大戦時のアメリカの造船所が発祥といわれています。
OJTは、4段階職業指導法をベースとして進めるのが基本で、「上司と部下」「先輩と後輩」などの1対1で指導するのが一般的です。
OJTに一長一短はあるものの、その有用性から長きにわたり、多くの企業・現場で活用されてきました。令和4年度に厚生労働省が実施した「能力開発基本調査」によると、「正社員に対してOJTを実施した」と回答した事業所は60.2%にも上り、定番の人材育成法として認知されています。
OJTについては「新入社員研修でOJTを実践するには？目的やメリット・成果を高めるポイントなど解説」も参考にしてみてください。
OJTの基本となる4ステップ！4段階職業指導法とは
4段階職業指導法とは、多数の人材を短期間で教育・即戦力化するために生まれた職業指導方法です。OJTのベースとなっている考え方であり、具体的には次の4つで構成されています。
- Show：やってみせる
- Tell：業務のやり方・手順を説明する
- Do：実際にやらせてみる
- Check：確認・評価して指導を行う
4段階職業指導法の考えをベースにOJTを実施すれば、OJTを受講する社員のレベルに合わせた指導が可能になります。ただやらせるだけでなく、その場ですぐに確認・評価を行うことで、知識や技術の向上にくわえて受講者のモチベーションアップも期待できるといわれているのです。
Show：やってみせる
まずはトレーナーが実際の業務を「やってみせる」ことで、業務の全体像や流れを把握してもらいます。
Tell：業務のやり方・手順を説明する
次に、具体的な業務の内容や詳細を「説明・解説」しましょう。ただ手順を説明するだけではなく、その業務をやる目的やゴールを伝え、体系的に理解してもらうことが大切です。
Do：実際にやらせてみる
説明が済んだら、今度はトレーニーに「やらせてみる」ステップに進みます。慣れるまではしっかりと見守りつつ、できる限り1人で作業させましょう。
Check：確認・評価して指導を行う
最後に、やらせてみた結果を「評価」し、必要に応じて「指導」を行います。成功した場合も失敗した場合も、原因や理由を分析し、一緒に改善策やより良くする方法を考えることが大切です。
インフォーマルOJTとは
インフォーマルOJTとは、非公式または形式化されていない突発的なOJTを指します。インフォーマルOJTでは仕事を進めながら不明点を先輩にたずねて、自発的に学習していくのが特徴です。
インフォーマルOJTの対となるのが、会社側からあらかじめ指名された指導者が付き、事前に立てられた計画にもとづいて指導を行うフォーマルOJTです。
新入社員や業務経験が浅い場合はフォーマルOJTを行い、ある程度仕事に慣れてきたらインフォーマルOJTに切り替えて実務経験を重ねる、といったように、状況にあわせて使いわけると効果的でしょう。
OFF-JTの概要と相違点
OFF-JTとは、仕事場や業務から離れて行う教育全般を指し、研修・セミナー・eラーニングなどが該当します。
OFF-JTは体系的な知識の習得を目的としており、OJTは実務をとおしたアウトプットに重きを置いている点が大きな相違点です。言い換えれば、OFF-JTは「頭で覚える」研修であり、業務に必要な基本的な知識などを習得する場合に適しています。
一方、OJTは仕事のやり方やコツを「体で覚える」研修と考えるとわかりやすいでしょう。
令和4年度に厚生労働省が実施した「能力開発基本調査」においては、「OFF-JTを受講した」と回答した労働者は33.3%となっており、OJTに次いで現場で広く活用されている教育手法といえます。
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資料をダウンロードするOJTを行う目的
OJTを行う主な目的は次の4つです。
- トレーニー（研修受講者）の能力向上
- トレーナーの能力向上
- 業務効率化
- オンボーディングや不安解消
トレーニー（研修受講者）の能力向上
OJTの主な目的は、トレーニー（研修受講者）の能力や技術、業務遂行能力など。多くの企業で人手不足が深刻な問題になっている昨今、人材教育に労力や時間をかけられないのが実情です。OJTは業務と並行して行うトレーニングであり、一人ひとりの特性やレベルに合わせて実施できる研修のため、スピーディーな育成・戦力化が期待できます。
また、OJTは業務遂行能力の向上以外にも、新人の業務に対する意識づけや責任感の醸成にも役立つのです。
トレーナーの能力向上
OJTは、教育者であるトレーナーの能力向上も目的のひとつ。人に教える行為を通して、トレーナー自身の知識定着や技術向上に役立ちます。
トレーナー自身が理解できていなければ、トレーニーには教えられません。教育する立場になると、トレーナーが感覚的に行っていた業務や曖昧な知識を、体系立てながら整理していけます。
また、トレーニーからの質疑応答に繰り返し対応するなかで、新人がつまずきやすいポイントを見つけたり、業務マニュアルの作成につながったりするでしょう。このように、OJTはトレーニーだけでなく、教育側のトレーナーの育成も目的となるのです。
業務効率化
OJTは企業や組織全体の業務効率化も目的としています。トレーナーは自分の仕事をこなしながらOJTにあたるため、教育のため大幅に業務が止まる心配はありません。
見方を変えると、自分の業務を止めずに新人育成を行わなければならないため、教育の時間を考慮しながら自らのタイムマネジメントに必然的に取り組みます。すなわち、OJTを取り入れれば、業務効率化をせざるを得ない状況となるのです。
トレーニーも指導を受けて、知識のインプットをしながらアウトプットを行います。インプットが不安定な時期は、一時的に生産性が下がる可能性もあるでしょう。しかしOJTを重ねるほど習熟度が上がるため、業務効率の向上が期待できます。
オンボーディングや不安解消
オンボーディングや社員の不安解消も、目的のひとつ。オンボーディングとは、新入社員が組織に素早く適応し、即戦力化するためのフォローアップを指す言葉です。
OJTはトレーナーとトレーニーが密にコミュニケーションを取りながら行う教育手法のため、オンボーディングに効果的と考えられます。
新入社員の入社タイミングに限らず、社内の部署異動が発生した際は、着任直後の社員が孤立したり不安を感じたりしやすいでしょう。異動直後にOJTを取り入れると、新しい部署のトレーナーと関係構築ができ、不安解消につながります。
このようにOJTは、スキル向上のみならず、オンボーディングや社員の不安解消を目的とするのも可能です。
OJTを通じて得られる5つのメリット
続いて、OJTをとおして得られる代表的なメリットを5つ取り上げて解説します。
- 即戦力人材を育成できる
- 教育コストを削減できる
- トレーニーのレベル・理解度に合わせて指導できる
- 関係構築ができる
- 教育の仕組みづくりとリーダー育成ができる
即戦力人材を育成できる
OJTは仕事を実践的に学べる手法であり、教わったことをすぐに現場でアウトプットして経験を積めるため、即戦力人材の育成に寄与します。
時間をかけて机上の学習を行い、先輩の仕事を見学して、少しずつ場数を踏むプロセスを飛ばし、最短ルートで現場に入って実践形式で学びを深めるからです。
事前に十分な知識習得や訓練が必要となる業種・職種もある一方、座学実施よりも実務を重要視すべき仕事もあるでしょう。このように、スピーディーな教育・即戦力化はOJTの大きなメリットといえます。
教育コストを削減できる
教育コストを削減できるのもOJTのメリット。たとえば、座学研修を外部の研修会社に依頼する場合、公開型の座学講座は1人3万円前後を要します。社員数が多くなるほど、座学研修費用は大きくなり、数百万円単位でかかる場合もあるでしょう。
また、講座費用のほかにも会場費や研修会社へのコンサルティング費が発生するケースもあり、コスト負担が大きい点が懸念となります。一方、OJTであれば、自社の社員を研修担当者とするため、新たなコストは発生しません。基本的には社内の情報や教材を活用するため、諸費用もおさえやすいメリットがあります。
ただし、「体系的な知識を身につけたい」「社内にトレーニーとなり得るレベルの社員がいない」場合、OJTは成り立ちません。また、現場に人材教育を丸投げした結果、期待通りの人材が育たなければ、かえってコスト増になるリスクもあるため注意が必要です。
トレーニーのレベル・理解度に合わせて指導できる
トレーニーのレベルや理解度に合わせて、指導内容や方法をカスタマイズできるのはOJTの大きなメリット。たとえば、OFF-JTのような集団研修では、研修についていけない社員がいた際に、個別対応するのは困難です。一方、トレーナーとトレーニーが密にコミュニケーションを取るOJTであれば、社員の習熟度にあわせた手法で、柔軟に育成計画を変更できます。
また、トレーニーだけでなく、トレーナーの知識や技術レベルにも適応しやすい点もメリット。トレーナーとして経験が浅い社員であれば、トレーナーのペースにあわせて育成方法や計画を調整できるでしょう。
関係構築ができる
トレーナーとトレーニーとの間で信頼関係を構築ができるのも、OJTならではのメリット。原則としてマンツーマンで指導を行う性質上、必然的に密なコミュニケーションが発生するためです。
業務上で必要な関係者との人間関係を築くことは、新人の疑問や悩みを早期解決するのに役立ちます。また、関係構築を行うと、新人社員の不安を払しょくしたり、組織への定着を図ったりできるでしょう。
ほかにも、チームビルディングを高めたり、社員のモチベーションやエンゲージメント向上に寄与したりするなど、ポジティブな効果を期待できる点が魅力です。
教育の仕組みづくりとリーダー育成ができる
OJTを活用すると、組織における教育の仕組みづくりと、リーダーの育成も図れます。
たとえば、フォーマルOJTにおける教育内容と教え方を構築・統一することは、教育の仕組みづくりそのもの。トレーナーを育成する過程で教える力を養い、教育者として成長を促すことは、次期リーダーの育成にあたります。
組織として計画的にOJTに取り組むことで、教育体制の見直しと、社内のリーダー育成に寄与するでしょう。その結果、企業全体の生産性向上につながると考えられます。
OJTによるデメリット
多くのメリットがある一方、OJTには次のようなデメリットも存在します。効果的なOJTを実施するために、デメリットもあわせて確認しましょう。
- 体系的な知識習得が難しい
- 現場の負担が大きい
- トレーナーにより育成効果がまちまち
- 新人が放置される可能性もある
- 育成計画が曖昧になりやすい
体系的な知識習得が難しい
OJTは、体系的な知識習得には不向きといえます。業務の流れに沿って学ぶため、日によって学ぶ順番が前後しやすく、業務の全体像を把握できない場合もあるからです。
たとえば、営業職が初回訪問から契約締結までの流れをOJTで学ぶと想定しましょう。本来は、アポ獲得から初回商談、クロージングの流れで教育すべきところ、OJTではいきなりクロージング商談に立ち合う可能性は大いにあります。
ある日はA社とのクロージングの現場に立ち会い、その翌日はB社の初回訪問に同席、その後に初回のアポ取得方法を学ぶなど、場当たり的に現場を経験した結果、トレーニーが混乱してしまう場合もありえるのです。
OJTが場当たり的になることや仕事の全体像をあらかじめ説明しておかないと、「仕事を丁寧に教えてもらえない」「何の知識を習得すればいいかわからない」など、トレーニーの不平不満につながる恐れもあります。
自社のOJTでは対応できない範囲を必ず事前確認し、並行してeラーニングや座学研修などOFF-JTを取り入れるといった工夫をしましょう。
現場の負担が大きい
現場への負担が大きいこともOJTのデメリット。トレーナーは自身の仕事をこなしながら、並行して新人育成にあたります。トレーニーの習熟度が低かったり、意思疎通がスムーズにいかなかったりすると、トレーナーをはじめとする現場社員に負荷がかかってしまいます。
経営層や人事目線では、OJTの導入によって教育コストを削減できていると感じていても、OJTのせいで現場社員の生産性が下がってしまうケースもあるでしょう。
OJTのメリット、デメリットを理解したうえで導入するというより、教育に割ける人的余裕がないため仕方なくOJTを選ぶ企業も少なくありません。結果として、トレーニーが思うように育たず、OJTが形骸化してしまう企業も多いでしょう。
OJTを導入する際は、当たり前ながらも研修目的を定めて現場社員に共有し、同意をとったうえで進めることが大切です。また、OJT導入後も現場社員からのヒアリングを重ねて、OJTが正しく機能しているか定点チェックを怠らないようにしましょう。
トレーナーにより育成効果がまちまち
トレーナーによって育成効果に差がでてしまう点も、OJTならではのデメリットといえます。OJTは教育をトレーナーに一任するため、トレーナーのさじ加減によって、成果がまちまちになってしまうのです。トレーナーの性格や知識・技術の習熟度はもちろん、トレーニーとの相性によっても成果は変動します。
また、現場環境によってもトレーナーの慌ただしさは変動するため、研修の質を一定に保つのは難しいでしょう。OJTが体系化されていない企業や、インフォーマルOJTが主流の場合はなおさらこの傾向が顕著になります。
育成効果を安定させるには、トレーナーを教育する仕組みを整備し、トレーニング内容の標準化を図ることが大切です。くわえて、OJTのチェック項目の作成や、第三者による進捗確認を取り入れる方法も効果的でしょう。
新人が放置される可能性もある
慌ただしい現場の場合、新人が放置されて手持ち無沙汰になってしまう可能性もあります。トレーニーが一定の水準に育つまでは二人三脚で指導するのがOJTの理想であるものの、多忙な現場では理想通りにいかない場合も多いからです。
トレーナーの指導力が十分であっても、OJTに時間を割く余裕がなければ、すぐにメリットを享受できないOJTは後回しにされやすいもの。トレーナーがOJTに取り組めるよう、あらかじめ業務量やスケジュールを調整し、周囲がサポートを行う必要があるでしょう。
また業務内容をまとめた資料やマニュアルを整備すると教育時に役立つだけでなく、トレーニーが独り立ちした際にも活用できます。
育成計画が曖昧になりやすい
OJTを現場任せにしてしまうと、育成計画が曖昧になりやすい点もデメリット。明確な育成計画がなければ、トレーニーの習熟度を客観的に確認ができず、効果を感じにくくなります。
教材やプログラムが整備されていたとしても、業務によっては取引先や顧客の状況に左右されてしまい、想定通りに進まないケースも珍しくありません。
OJTの効果を高めるうえで計画性は欠かせない要素です。一方業務の内容や性質によっては思うように進行できなかったり、期待したような効果が得られなかったりすることは、あらかじめ理解しておく必要があるでしょう。
OJTのよくある失敗例
OJTを実施する際のよくある5つの失敗例と、失敗に応じた対策例をご紹介します。OJTを導入する際の、参考にしてください。
相談窓口や責任者が不明瞭
現場の相談窓口がなかったり、責任者が不明瞭だったりする場合、現場で困ったことや不明点が出てきてもサポートが受けられず、よりよい仕組みになるようブラッシュアップもされないため、OJTはなかなかうまく機能しません。
OJTの全体像を設計せずに現場に丸投げしすぎると、トレーナーとトレーニーの能力に依存するため失敗する確率が高まります。事前に育成計画を立てるのはもちろん、客観的な立場で相談を受ける第三者機関をもうけて、責任体制を明確化することが大切です。
トレーナーの育成不足
トレーナーの育成不足が原因でOJTが失敗するケースも多く見られます。たとえば下記のような理由からです。
- トレーナーに教育スキルが備わっているとは限らないから
- 対象となる業務を熟知しているベテラン社員でも、人に教える能力が備わっていないケースもあるから
- 新人育成に慣れているトレーナーでも、そのときに抱えている業務量やトラブル有無によって、適切な育成ができない場合もある
OJTの第一の目的はトレーニーである新人育成であるものの、トレーナーのスキルアップに対してもしっかりと目を向けて、育成計画や準備を行いましょう。場合によっては、トレーナー向けの育成担当者を置いたり、トレーナーに向けた研修実施やマニュアル整備などが必要です。
ハラスメントやトラブルが起きる
OJTを現場任せにすると、ハラスメントやトラブルが起きる可能性もあります。トレーナーとトレーニーは上下関係になりやすく、そのパワーバランスが悪い方に作用してコミュニケーショントラブルに発展するのです。
たとえば、トレーナーが励ますつもりで声がけをしていたとしても、それをプレッシャーに感じて萎縮してしまう人もいます。また、トレーニーの話に耳を傾けず一方的に指導し続けたり、できるようになったことを承認しなかったりすると、なかなか良好な関係が築けません。
OJTはトレーナーとトレーニーの距離が近いため、信頼関係の基盤がなければ十分な効果が得られないと肝に銘じておきましょう。トレーナーを育成する際は必ず、関係構築の重要性をとりあげ、丁寧なコミュニケーションを心がけるよう指導してください。
人事・経営層と現場の考えにギャップがある
人事と経営層、現場社員のあいだに、考え方や情報のギャップがあるときもOJTは失敗しやすくなります。たとえば、立場によって次のように受け取り方が異なる場合もあるのです。
- 経営者：人事にOJTの運用はすべて任せているから安心だと考えている
- 人事、研修担当者：経営者が人材教育の内容をまったく理解していない。予算がないためOJTを取り入れているが、本当はトレーナーの育成が急務だと考えている
- 現場担当のトレーナー：自分は十分に人材育成スキルを保有している。OJTが機能していないのは、スキルが不足している新人を採用した人事の責任だと思う
- 現場のトレーニー：トレーナーの教え方が下手だし、人事はなにも聞く耳をもってくれない。成長環境が整っていないので、はやく転職をしたい
上記はあくまで一例であるものの、立場によって意見が異なるのは仕方のないこと。定期的に、各人の意見をヒアリングしたり、議論を重ねたりしながら、それぞれの考え方のギャップを埋める取り組みが重要でしょう。
教育の重要性を理解していない
OJTにかかわる社員が、人材教育の重要性を理解していない場合も、OJTはうまく機能しません。目先の業務が優先され、教育・育成が後回しにされてしまうためです。
近年ではコロナ禍へのイレギュラー対応を迫られ、急速なテレワークの普及によるコミュニケーションの希薄化なども相まって、教育が後手になっている現場も多く見られます。
現場社員にとっては、人材育成は手間や労力がかかる面倒なタスクととらえられる場合もあるでしょう。各社員のギャップを埋めることが重要と伝えたように、まずは人材育成の重要性や必要性を説明し、理解を促す取り組みが大切です。
OJTを行う目的やトレーナーに期待する役割を言語化し、「積極的にOJTにかかわったトレーナーを人事評価する」といったメリットも伝え、周知を図っていくとよいでしょう。
OJTとeラーニングで相乗効果を高めよう
現場で仕事を通じて実践的な教育を行うOJT。受講するトレーニーの育成だけでなく、指導者であるトレーナーの成長や業務効率化も期待できます。教育コストを削減しつつ、トレーニーのレベルに合わせてカスタマイズできることや、教育の仕組みづくりを行いながら現場内での関係構築ができる点も大きなメリットでしょう。
体系的な知識の習得にOJTは不向きであるものの、eラーニングでこの弱点を補うと学習効率の向上が見込めるのです。
「manebi eラーニング」では5,000種類にもおよぶeラーニングを提供しており、約2,500社が導入して99％が継続利用している実績を持ちます。
トレーニーの学習効率を高めるのはもちろん、管理職研修やコンプラ研修も備えているため、トレーナーの育成にも役立つはずです。OJTとeラーニングを併用し、効果的な教育を実現しましょう。
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