社員研修の体系を構築するには？目的や作成のコツを徹底解説

社員研修

2023年10月19日(木)

「社員研修を構築するコツってあるのかな」「社員研修を構築するように指示されたけど、何をやったらいいかわからない」と社員研修の作成にお困りの方は、多いのではないでしょうか。

社員研修は人材育成に必要な要素であるため、難しく考えてしまうでしょう。そこで本記事では、社員研修の目的や作成する際のポイントを紹介します。社員研修のシステムを作成するのにお困りの担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

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社員研修の体系を構築するための基礎知識をチェック

社員研修における体系の基礎に、研修体系と教育体系があります。しかし、研修体系と教育体系の違いを理解している方は、少ないのではないでしょうか。ここでは、研修体系と教育体系の内容について解説します。社員研修を行う担当者の方は、確認しておきましょう。

研修体系とは必要な技術を習得するためのカリキュラム

研修体系とは、企業や組織に所属している人材に必要な知識やスキルを習得させるプログラムのこと。従来、新人教育といえば、現場から離れ一つの会場に集まって電話の受け方や名刺交換、敬語の使い方などを行う集合研修が一般的でした。

しかし近年、現場で業務をしながら先輩社員や上司から指導するOJTが注目を集めています。そして、就職・転職を望む多くの人は、研修体系が整っている企業を選んでいるのが特徴です。

適切な人材の獲得は、企業の成長に不可欠。求める人材やあるべき組織像、教育方針などを明確にして研修体系を作っていく必要があります。

研修体系は教育体系に位置づけられる

研修体系は教育体系の中に位置づけられており、具体的な研修プログラムを示したものです。教育体系とは、職種や役職に応じた各社員の役割やミッションに必要なスキルと教育・研修テーマを表した設計図のようなもので、以下のような内容を含みます。

求める人物像
あるべき組織像
社員の教育方針
研修体系

教育体系では、企業理念や人材戦略などに沿って企業が求める人物像やあるべき組織像を決定します。求める人物像に沿うように社員の教育方針を決め、研修体系を構築していく点が特徴です。

教育体系・研修体系を構築する目的

経営理念を実現するために人材を確保し、教育体系や研修体系を構築することは、企業にとって重要です。ここでは、教育体系や研修体系を構築する目的について解説します。目的を把握したうえで教育体系や研修体系を構築して共有すると、参加者も目的意識を持って参加できるでしょう。

ここからは、教育体系・研修体系を構築する目的を紹介します。教育体系や研修体系の目的が分からないとお悩みの担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

教育・研修を実施する理由を説明しやすくする

研修を実施するには内容の精査や準備に時間が必要です。会場費や社員が移動する交通費などの費用も発生するでしょう。教育体系や研修体系を作っておけば「その都度経営陣に時間や費用について説明し、承認を受ける」工程が減るのです。

また、研修を単発に設定するのではなく、長期的な視点でカリキュラムを構築することが重要といえます。研修実施の趣旨を統一化でき、効率的に研修を実施できるからです。教育体系や研修体系を構築すると社員は共通認識を持って研修に参加できるため、モチベーションや生産性アップにもつながります。

経営理念や組織戦略と直結する教育を展開する

社員研修を実施する目的は、企業の経営理念やビジョンを達成させること。経営理念や組織戦略を念頭に研修カリキュラムを構築すると、研修に割く時間や費用を活用しながら独自性の高い研修を展開できるでしょう。

一貫性のある教育体系・研修体系の構築は、「企業や社員の成長」「人事担当者側の業務効率化」の両面において効果があるのです。

研修を中長期的に実施していく

教育体系や研修体系を作っておくと、社員のスキルや生産性の向上が中長期的に見込める社員研修を実施できます。そもそも社員研修とは、経営理念の実現や事業計画の達成のために組織力の向上や社員のスキルアップなどを目的として行われるもの。経営理念は、企業の根本的な指針を指すものとして長期的に掲げられます。

そのため、社員教育を中長期的に実施するためには、経営理念に即して教育体系や研修体系を構築していく必要があるのです。

また、教育体系や研修体系を作っておくと、社員のスキルを定点観測できるため、社員や現場の課題に気づきやすくなるのです。経営理念やビジョンに沿った判断基準にもとづき、課題発見と改善につなげられます。

教育体系・研修体系を作成するタイミング

教育体系や研修体系を作るタイミングはさまざまあります。たとえば以下のようなものです。

新規事業を立ち上げるとき
業務改善の必要性があるとき
社員（中途も含む）を採用したとき
管理職育成の必要性があるとき
組織の著しい成長が見込まれるとき

教育体系や研修体系は、経営理念やビジョン、事業計画に沿って作成されます。企業の戦略に変更があれば、求められる人物像も変化し、人材育成の内容にも見直しが必要です。現代はビジネス環境の変化のスピードが早くなっている傾向があります。そのため、定期的に教育体系や研修体系を見直す必要があるのです。

教育体系・研修体系を構築する際の7つのポイント

教育体系や研修体系を構築する際、重要なポイントがあります。

人事評価と連動させる
研修や育成の種類を適切に組み合わせる
自社の問題を適切に把握する
運用ルールを策定する
社内リソースを確認して整合性を持たせる
定期的に見直しをする
キャリアパスの多様性を尊重する

教育体系や研修体系を構築するためには時間と労力が必要です。ただし、研修体系を適切に構築できないと、効果的な社員研修を実施できず時間や労力が無駄になってしまいます。ここからは、教育体系や研修体系を構築する前に押さえておきたいポイントを確認しておきましょう。

人事評価と連動させる

教育体系や研修体系は、経営理念やビジョンに沿って作成されることが必要です。教育体系には企業が求める人物像や教育方針などが含まれるため、人事評価に連動すれば経営理念と一貫性が出ます。

社員のモチベーションアップには、適切な評価基準が必要です。人事評価と教育体系・研修体系を連動させると、企業が求める人物像と人事評価が合致し、社員に対する評価基準に統一感が生まれ、社員の納得感も生まれやすくなるのです。

人事評価に社員の理解や納得が得られれば、社員のモチベーションがアップし、パフォーマンスの向上が期待できます。

研修や育成の種類を適切に組み合わせる

社員の教育方法には、OJTやOff-JT、自己啓発などがあります。

・OJT：人材育成で大きなウェイトを占める現場教育。特別な費用が発生しない
・Off-JT：会社から離れて行う研修で、集合型研修やe-ラーニングなどがある
・自己啓発は自ら学び、講座を受けたり本を読んだりする手法

人材育成を効果的に行うためにも、OJTやOff-JT、自己啓発を自社に合う形で組み合わせて実施したほうがよいでしょう。

OJT

OJTとは、On the Job Trainingの略称で現場での教育や指導のこと。人材育成の中でOJTは、大きな割合を占めています。

メリットは、社員一人ひとりの現在の状況に応じてスキルアップや教育目標を定められること。新入社員には先輩社員がついて、現場に必要なスキルや知識を教えます。また中途社員で同じ業種の経験がある人に対して、必要に応じた指導も可能です。

OJTには集合研修のような特別な費用が必要ありません。現場のメンバー間で十分にコミュニケーションを取っていけるため、仲間意識を高めるのにも役立ちます。教育体系や研修体系を構築するために、OJTは欠かせない指導法といえるでしょう。

Off-JT

Off-JTとは、Off the Job Trainingの略称で集合研修のこと。Off-JTには「集合型研修」と「e-ラーニング」があります。

集合型研修：社内のセミナー室や社外の会議室、Web会議ツール上で実施する研修プログラムで目的ごとに社員を選別できるの。たとえば、新入社員や中堅社員向けの階層別研修、財務や法務などの業務内容別、コミュニケーションやメンタルヘルスといったビジネス全般のスキルなど、さまざまな内容の研修プログラムが該当する
e-ラーニング：受講場所や時間を受講者が選択できる研修。スマートフォンやタブレット上で受講できるため、移動時間などを活用して手軽に学習できる。また、集合型研修よりも比較的コストを抑えられる

集合型研修とe-ラーニングは、教育体系や研修体系にもとづいて組み合わせるとよいでしょう。とくにOff-JTは、新入社員だけではなく、階層別に中堅社員向けや次世代リーダー、管理職などに向けても実施すると効果的です。OJTでは教育できない階層にアプローチできることが、Off-JTのメリットといえるでしょう。

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自己啓発

自己啓発は、企業から与えられるものではなく、社員自らが取り組むものです。たとえば、知識を増やすための本を読んだり社外の講座を受講したりするのが、自己啓発に該当します。なかには自己啓発を推進し、社員が負担した費用に補助金を出すところも。自社の教育体系や研修体系を構築するリソースやノウハウが足りない場合、自己啓発は有効な手段になり得るでしょう。

自社の問題点を適切に把握する

教育体系や研修体系を構築する前に、自社の問題や課題を適切に把握することが重要です。社員を理解せず、教育体系や研修体系を構築するのは難しいでしょう。

現状の問題や課題の解決に生かせる研修体系を構築できなければ、社員の研修参加に向けた意欲が低下するおそれもあるためです。

現場社員が抱えている課題を知るためには、ヒアリングが不可欠。同部署で数名の社員からヒアリングすれば、同じ課題が発見できるかもしれませんし、管理職にヒアリングすれば、部署内の生産性や効率性についての問題点を理解できるでしょう。

そして、管理職にヒアリングしたあと、それぞれの部署で適切な人員配置がされているかを検討するのも問題点を把握する際に役立ちます。現状の把握は工数がかかるものの、教育体系や研修体系を構築するために欠かせない工程です。

運用ルールを策定する

教育体系や研修体系を構築するためにも、事前に運用ルールや職務上の役割に関する規定を作成しましょう。人材育成の管理を行う部署や担当者の職務上の役割や責任を明確にしておけば、公平な人事評価につながります。

教育体系や研修体系を構築して長期的に実施していくためにも、各社員のキャリアプランに合わせ、人材育成のための会議や現場での1on1ミーティングを設定するとよいでしょう。

社内リソースを確認して整合性を持たせる

教育体系や研修体系を検討する際、内容を詰め込みすぎて研修の趣旨がわかりにくくなるケースがあります。研修目的に対して内容が多すぎると、社内リソースが足りなくなる場合も多いです。また、参加者が研修の意義を見出せず、モチベーションアップが期待できなくなるリスクもあるでしょう。

教育体系や研修体系を構築する際は、費用や時間などのリソースに問題がないか、確認することが重要です。そして、講師を務める人や研修終了後の効果測定など、研修内容以外にも社内リソースが必要だと理解しておきます。社内リソースを把握するため、現在の研修状況を確認するとよいでしょう。

現在の研修状況を把握すると、研修準備の時間や費用をどれだけ割けるのかを検討できます。

定期的に見直す

社内研修を行うたびに課題や問題、反省点などを洗い出し、次回に生かしましょう。研修内容をブラッシュアップし、PDCAサイクルを回して改善していくことが大切です。教育体系や研修体系についても、定期的に見直しましょう。

教育体系や研修体系の見直しは、人材育成担当者のリソースや人員配置、企業が求める人物像などによって時期が異なるもの。教育体系や研修体系の見直しをするタイミングは、主に以下のとおりです。

自社の組織体制が大きく変わった
中長期計画や人事評価制度、経営戦略が変化した
社会情勢・業界などの外部的環境が大きく変化した

教育体系や研修体系を構築するためには時間と費用を要します。一方、社員や企業の成長を目指すためには体系の定期的な見直しが重要です。

キャリアパスの多様性を尊重する

2018年に発表された厚生労働省の報告によると、役職についていない約60％の社員が、「管理職に昇進したくない」と回答しています。社内で昇進や昇格を目指すキャリアパスには、さまざまな選択肢があるという理解が重要です。すべての社員が昇進や昇格を目指しているとは限りません。

コーチングやマネジメントの研修を開催しても、参加者が少なかったり受講の意欲が低かったりする可能性もあります。場合によっては、社員が参加を選択できる「選択研修」や、参加者を選抜する「選抜研修」を取り入れてもよいでしょう。

効果的に研修体系を構築するためには、それぞれの社員が目指すキャリアプランに合わせた研修内容を作成することが大切です。

教育体系・研修体系を作成するプロセス

ここでは、教育体系や研修体系の作り方の手順について解説します。

現状の課題を把握する
組織全体の方針と社員の育成目標を明確にする
求める人物像を設定する
求めるスキルモデルを設定する
研修対象者を決定する
施策を検討する
育成効果を測定する

手順を理解して効率的に教育体系や研修体系を作成しましょう。

現状の課題を把握する

教育体系や研修体系を作成する際にまずやるのは、自社の課題を把握すること。企業の経営理念やビジョンなどを達成するために、自社の課題解決が教育体系や研修体系の役割だからです。

課題を把握するために、自社を取り巻く外部環境や内部体制を確認しましょう。経営陣や部門の責任者などにヒアリングし、課題を探ることが重要です。ヒアリングしたあとも「中長期的な課題はないか」「ほかに検討すべき問題はないか」確認しましょう。現状の課題を把握すれば、現場に求められる研修体系を構築できます。

組織全体の方針と社員の育成目標を明確にする

自社の課題を把握できたら、社員の育成目標を決定しましょう。教育体系や研修体系は企業全体の方針に沿ったものであることが不可欠です。そのためにも、企業の経営方針や教育目標を把握しておきましょう。

ただし、昨今はビジネスの変化の流れが早いため、自社のビジネスに対する方針や考え方、経営理念の変更を求められる可能性があるのです。自社の方針が変化すれば、社員の育成目標も変更する必要があります。

社員研修や人材育成の目標を決定したら、社員に提示して理解を深めることも重要です。経営陣や人事部だけが現場社員の育成目標を理解していても効果は薄くなってしまうでしょう。

求める人材像を設定する

企業の方針が固まり社員の育成目標が完成したら、求める人物像の設定に入ります。分類できる人物像は以下のとおりです。

自律型人材：指示を待つのではなく自ら考え行動する人材。多くの企業で求められている
変革型人材：周囲の人に信念と価値観を与え行動変容を促せる人材
グローバル人材：語学力があり、日本人としてのアイデンティティーを持ちつつほかの社員に影響力を与えられるような人材

求めるスキルモデルを設定する

実務に必要な知識やスキル、性格、行動特性など、多角的な視点からスキルモデルを設定することが重要です。たとえば、スキルモデルにはVSOPモデルというフレームワークがあります。20代から50代までそれぞれの年代で重要なスキルを示したものが、VSOPモデルです。

Ｖ（Vitality：活力）、20代
Ｓ（Speciality：専門性）、30代
Ｏ（Originality：独自性）、40代
Ｐ（Personality：人間力）、50代

スキルモデルのフレームワークはほかにもありますので、自社に合ったものを取り入れましょう。

研修対象者を決定する

自社の課題に当てはまる社員を研修対象者として選定しましょう。研修対象者の選定には、以下のようなわけ方があります。

階層別：新入社員や中堅社員、管理職など
職能別：営業や経理、財務など
課題別：コミュニケーションやロジカルシンキング、コーチングなど

研修を実施するには費用と時間がかかります。適切な対象者を選定して、適材適所なカリキュラムを構築しましょう。

施策を検討する

OJTやOff-JT、自己啓発を組み合わせて研修方法を検討しましょう。その際に重要な考え方が「人が成長するとき、7割を経験から学び、2割を先輩や上司など周囲のアドバイスから理解し、1割を座学や研修のトレーニングから身につける」という「7：2：1の法則」です。経営コンサルタントのマイケル・ロンバルドとロバート・アイチンガーが著書で提唱しました。OJTやOff-JTを当てはめると、以下のようになります。