新入社員研修後の配属はどうする？課題やミスマッチを防ぐ方法を解説

新入社員研修

2023年10月18日(水)

新入社員研修を終えたあとの配属は、新人が会社でのキャリアをスタートさせるうえで重要なステップです。「どの部署やチームに属するか」「誰と働くか」といったことは、新入社員のモチベーションやパフォーマンスに大きく影響を与えます。

配属先は新入社員自身のキャリアや離職率にも大きく関係するため、人事担当者や研修の責任者には、慎重かつ適切な判断が求められるのはいうまでもありません。

本記事では、新入社員研修後の配属に関する課題やミスマッチを防ぐ方法について、具体的な手法や考慮点を詳しく解説していきます。新入社員研修後の配属に関する課題解決のために、ぜひ参考にしてください。

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新入社員研修後の配属先決めを丁寧に行う重要性

新入社員研修後の配属先決定は、新入社員が着実に成長し活躍するための重要なステップであり、丁寧かつ適切な選択が求められます。これは、配属先が新入社員の離職率に大きな影響をおよぼすためです。

新入社員の離職率が高いことは、多くの企業にとって無視できない問題といえます。厚生労働省が公表した「新規学卒就職者の離職状況（平成31年3月卒業者）」によると、就職後3年以内の離職率は高卒が35.9％、大卒が31.5％でした。

とくに宿泊業や飲食サービス業界では、半数以上が早期離職しているというデータがあり、その主な原因として配属先とのミスマッチがあげられます。ミスマッチが起こると新入社員のやる気を奪い、能力向上や新たなアイディアの創出を阻害し、ストレスの蓄積を引き起こすおそれもあるでしょう。

新入社員が自身の能力を最大限に発揮できない環境では、その能力やスキルが十分に生かされず、組織全体のパフォーマンスにも大きな影響をおよぼしかねません。新入社員の配属先を決定する際は、個人の能力や適性を考慮しつつ組織のニーズとのバランスを取りながら行うとよいでしょう。

具体的には、新入社員のスキルセットや適性、キャリア目標、くわえて組織としてのニーズやチームのバランスを考慮したうえで、最適な配属先を決定することが求められます。

新入社員が新入社員研修後の配属について抱えている不安・悩み

新入社員が研修後の配属について抱える不安や悩みは多岐にわたります。とくに深刻なのが「自分が希望する部署に配属されるかどうか」「配属先で活躍できるのか不安」「良好な人間関係を構築できるかどうかわからない」「スキルアップは可能なのだろうか」など。ここでは順番に詳しく解説します。

希望通りの部署に配属されるか

新入社員が抱える不安のひとつが、自身の希望と異なる部署に配属されること。とくに新入社員自身が「自分がやりたい仕事ができない」と感じると、その不安はさらに大きくなります。

希望しない部署に配属された新入社員が仕事の意義ややりがいを見失えば、モチベーションも低下しかねません。このミスマッチは、企業側の説明不足や新入社員自身の過度な期待により生じることがほとんどです。企業側には、新入社員が抱く期待と現実のギャップを最小限に抑えるための人員配置や、配属後のフォロー体制の構築が求められます。

配属後の部署で活躍できるか

配属後の部署で活躍できるか否かも、新入社員が研修後の配属について抱える不安のひとつといえるでしょう。新入社員が「仕事内容を覚えられるだろうか」「求められる結果を出せるのだろうか」といった不安を感じることも珍しくありません。

研修後の配属先は、新入社員が初めて職場で自分の能力を試す場となります。業務内容や周囲からの評価などによって、自己評価や自己肯定感の低下を引き起こす可能性もあるでしょう。

これらの不安を解消するには、新入社員の適性や希望に応じた配属先を選定し、配属先における1年目の到達レベルを明確に設定することが重要です。具体的には、新入社員のスキルセット、過去の経験、学歴、性格・特性などを考慮したうえで最適な部署を選定しましょう。

また、配属先での業務に必要なスキル・知識などを具体的に説明し、新入社員が自分の役割と期待値を理解できるようにすることも重要です。さらに、仕事の難易度や工数についても具体的にフォローし、新入社員が安心して業務に取り組める環境を整えることも求められます。

たとえば、新入社員が仕事でつまずいたとき、上司や先輩社員が適切なアドバイスや指導をすることが重要です。また、新入社員の業務量が多すぎる場合、業務の優先順位を明確にする、業務を分担するなどの対策が求められます。

良好な人間関係を構築できるか

配属先で良好な人間関係を構築できるか否かも、新入社員にとって大きな不安要素です。とくに、同じ業務に携わる上司や先輩との人間関係は、組織で働くにあたって重要な要素となります。コミュニケーションがうまく取れなかったり、コミュニケーションの機会が少なかったりすると、意思疎通がうまくできず、すれ違いが生じかねません。

人間関係の悪化は、業務効率やモチベーションの低下などを招きかねません。新入社員には上司や先輩との関係構築のためのサポートをしつつ、適切なコミュニケーションスキルの習得をうながす必要があります。

自身のスキルアップにつながるか

会社に入ったばかりの新入社員は「スキルアップしたい」「社会人として成長したい」などの意欲を持っているものです。しかし、ルーチンワークが多い部署や最新技術に触れる機会が少ない部署、事務処理が主体の部署では、自身の成長を感じる機会が少なく、不満に発展する可能性があります。

また新入社員は、スター社員がいる環境や花形部署への憧れを持つのも珍しくありません。こういった部署への配属を希望する新入社員は、自分の希望がとおるかどうかを大いに気にします。

新入社員が抱く将来に関する不安や悩みを解消するには、新入社員の意見を尊重しつつ、彼らの成長やスキルアップを促す環境を提供することが大切です。

新入社員研修の配属後に発生しやすい問題

新入社員の配属に起因する問題には、「配属先への不満」「自信の喪失」などがあげられます。人事担当者は、どのような問題がどういった原因で発生するかを知っておくことが重要です。新入社員の配属後に発生しやすい問題について解説します。

配属先への不満

新入社員が配属先に不満を抱くケースは少なくありません。その一因として、希望と異なる配属先になった場合、「自身がやりたい仕事ができない」と感じることが挙げられます。

新入社員の多くは、自己実現を求め、自身のスキルや知識を生かして働きたいと考えているもの。配属先が希望と異なった結果、「目標への遠回りになる」「自分のスキルを必要とされなかった」と感じれば、不満につながることは想像に難くありません。

また、企業側の説明不足や新入社員の過度な期待により、配属先の仕事内容が想像していたものと異なると感じ、不満を持つこともあります。

新入社員が「自分の理想」と「実際の仕事」にギャップを感じると、自己肯定感が低下し、仕事の目的やモチベーションを失ってしまいやすいのです。こういった問題を解決するには、新入社員が抱きがちな理想と現実のギャップを埋めるサポートが必要でしょう。

担当業務への自信喪失

新入社員が配属先について知った際「仕事を覚えられないかも」「結果を出せないのではないか」「業務量が多すぎるのでは」といった不安から、担当業務に対する自信を失うことがあります。これは、新入社員が初めての業務に直面したときによくあることでしょう。

新入社員の自信を失わせないためには、人事部門のサポートが不可欠です。新入社員にはまず、1年目に期待する到達レベルを具体的に説明しましょう。これにより、新入社員は「自分がどの程度のパフォーマンスを発揮すべきなのか」「どの程度のスキルや知識が求められるのか」を理解できます。

また新入社員の悩みに応じて、業務の割り振りやマネジメント、フォローの方法を見直すのも必要です。たとえば、新入社員が業務量に圧倒されてパニック気味になっているのであれば、「業務の優先順位を明確にする」「適切な業務分担を行う」などの対策が考えられます。

さらに、仕事の難易度や工数を調整し、適切なフォローを行うことも重要です。先輩社員や上司が具体的なアドバイスやフィードバックを提供すると、新入社員の自信回復につながります。

人間関係の悪化

新入社員が配属先で直面しがちな問題が、人間関係です。配属先での人間関係がよくない状態では、コミュニケーションがうまく取れなかったり、業務の進捗に影響をおよぼしたりすることがあります。

新入社員が職場に馴染めなければ、孤独や不安を感じるようにもなるでしょう。人間関係の問題が長期化すると、離職の原因にもなりかねません。

新入社員が上司・先輩と良好な人間関係を構築するためには、配属時のフォローが重要です。具体的には、配属先メンバーとのコミュニケーションを促進する活動や、新入社員が自分の意見を安心して話せる環境づくりが求められます。

また、新入社員自身が自分の立場や役割を理解し、自己主張と協調性を両立できるような研修を行うことも重要です。

パフォーマンスの低下

新入社員の配属先が適切でない場合、結果としてパフォーマンスの低下につながることがあります。

配属のミスマッチによって新入社員の能力が十分に発揮されなければ、個人と組織にとって大きなマイナスです。また、新入社員が「自分のやりたい仕事内容ではない」「自分のスキルを生かせない」と感じて仕事に対する意欲を失うことも珍しくありません。

さらに我慢しながら合わない仕事に取り組むことがストレスとなれば、スキルの向上や円滑なコミュニケーションを阻害する原因ともなります。

したがって新入社員の配属では、新入社員一人ひとりのスキルや適性を考慮したうえで、最適な配属先を見つけましょう。これにより、新入社員が自身の能力を最大限に発揮し、なおかつ組織全体のパフォーマンス向上に貢献できるようになります。

早期離職

新入社員の早期離職は、ビジネスの成長や会社の存続などにかかわる大きな問題です。

希望と異なる部署に配属された新入社員には不満が生まれやすく、その打開策として早期離職を選択する可能性があります。新入社員の早期離職は、人材の流動性が高まる現代社会において慢性的な人手不足や採用コストの高騰などにもつながるでしょう。

すでにご紹介したように、厚生労働省のデータによると就職後3年以内の離職率は高卒が35.9％、大卒が31.5％です。採用活動や研修を経て「これから活躍してもらおう」という時期に退職されてしまうことは、大きな痛手だといわざるを得ません。

早期離職をできる限り減らすことが求められます。早期離職のリスクを軽減させるには、新入社員の希望や適性を考慮した配属を行うことが重要です。

新入社員研修後の配属先を決める方法

新入社員の希望に沿わない配属は早期離職のリスクを高めるとはいえ、全員の希望を確実に叶えるのは難しいでしょう。現実的には、新入社員自身の希望や適性を確認しつつ、選考や新入社員研修での評価を整理したうえで配属先を決定する必要があります。ここでは新入社員研修後の配属先を決める方法について、3段階にわけて詳しく解説しましょう。

配属面談を設ける

新入社員研修後の配属先を決定する際は「配属面談」の機会を設けましょう。配属面談とは新入社員と人事担当者、または予定配属先の直属上司との間で行われる面談のこと。新入社員の希望や適性を確認するための有効な手段です。

面談を行う目的のひとつが、新入社員の希望する部署や職種、勤務地などの確認。これらの情報は、新入社員が能力を最大限に発揮できる環境を提供するために必須といえるでしょう。

また新入社員自身にとっても、自分のキャリアパスを考えるよい機会となります。配属面談が持つもうひとつの目的が、適性を見極めること。新入社員のスキルや性格、過去の経験などを考慮し、企業のニーズとマッチする部署を見つければ、長期的に活躍してもらいやすくなります。

選考・新入社員研修での評価を整理する

新入社員の配属先を決定する際は、適性検査の結果や入社面接での発言、インターンシップでの様子、新入社員研修での評価を整理するのも重要です。これらの情報は、新入社員の志向や適性、スキルを把握するための貴重な材料となります。とくに新入社員研修では、実際の業務に近い状況でのパフォーマンスをチェックできるため、配属先を決定するうえで大いに参考となるでしょう。

そのためには、新入社員の状況を把握する仕組みづくりも重要です。入社前のインターンシップや面接の時点から定期的な評価を行うには、アンケートや評価シートを活用するとよいでしょう。これらのツールを用いると、新入社員の状況を定量的に把握し、適切な配属先を決定する情報を得られます。

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本人の希望・評価・適性をもとに仮配属先を決める

新入社員の配属先を決定する際にもっとも重視すべきことは、個人の適性です。適性とは、その人がどのような職種や業務に適しているかを示す指標で、「能力適性」と「性格適性」の2つから判断します。

能力適性：研修の結果や保有スキル、資格、経歴など
性格適性：性格傾向や価値観、望む働き方など

適性評価で新入社員の希望や意志を確認したら、仮の配属先を決定しましょう。仮配属先では、新入社員に実務を経験させたうえで、自身の適性や希望を再評価する機会を設けることが重要です。仮配属期間が過ぎたら、新入社員自身の希望や適性、組織のニーズを総合的に考慮し、最終的な配属先を決定します。

新入社員研修後の配属でのミスマッチを防ぐポイント

新入社員研修後の配属は、企業の業績や新入社員自身のモチベーションに大きく影響します。しかし、配属先と新入社員のミスマッチが生じると、双方にとって不利益のある結果を招きかねません。ここでは、新入社員研修後の配属でミスマッチを防ぐ5つのポイントを紹介します。

新入社員の要望を丁寧に聞き取る

配属のミスマッチを防ぐためにはまず、新入社員の要望を丁寧に聞き取ることが重要です。新入社員の心境や現場での状況を理解するためには、本音を聞く面談の実施や、話しやすい関係の構築が必要となります。

配属先の最終決定権を持つのは企業です。ただし、新入社員の希望を尊重する姿勢が求められるのはいうまでもありません。配属先が新入社員の希望通りでないにもかかわらずフォローもない状態では、早期退職や辞退のリスクが高まるためです。

また、新入社員の希望を却下する場合もその理由を説明し、納得感を高めたうえで配属先を決定しましょう。これにより、新入社員は自身のキャリアパスについて理解し、自己肯定感を保てます。

配属先の状況・メンバーの意見を聞く

配属のミスマッチを防ぐためには、配属先の状況やメンバーの意見を聞くことも重要です。配属先の候補となる現場の状況を把握すると、新入社員が働く環境がわかるのにくわえ、現場でどのようなスキルや能力が求められるのか、も理解できます。また、現場で求められている人物像や新入社員に期待する点を把握できるのも大きいでしょう。

新入社員の適性や希望と現場のニーズをできるだけ近づければ、満足度が高い配属を実現できます。逆にいえば、現場から求められていない人材を配置してしまうと、新入社員自身にとっても周囲のメンバーにとってもマイナスです。

新入社員がスキルや特性を発揮して活躍できる場所を見つけ、適切な配属を行うと、新入社員の早期定着を促進し、組織全体のパフォーマンス向上に貢献します。

譲れる・譲れない要件を整理する

配属を決定する際は、企業側と新入社員の双方が譲れるラインと譲れない要件を明確にすることが重要です。企業としては「業務内容や必要なスキル、勤務地といった配属先の要件を明確にする」「それに対して新入社員がどの程度対応可能かを把握する」ことが求められます。

一方、新入社員自身も自分の適性や希望を明確にすることが重要です。適性や希望に沿った配属の実現は、新入社員のモチベーションやパフォーマンスの向上につながります。また、配属によって転居の可能性がある場合、希望勤務地についても考慮する必要があるかもしれません。

実際のところ、双方の条件を全て満たすことは困難でしょう。意見をすり合わせつつ、最終的に希望条件からかけ離れた配属先にならないように決めることが重要です。

新入社員研修の配属後に必要なフォロー

現場配属は新人にとって大きな一歩です。しかし、その一歩がスムーズに踏み出せるかどうかは、人事部門のフォローに大きく左右されます。ここでは、新入社員研修後の配属に必要なフォローについて3つの視点から解説しましょう。

配属の背景・理由を説明する

新入社員の配属が決定したら、配属の背景や理由を詳細に説明しましょう。配属理由の説明は、新入社員が自身の役割や期待値を理解し、自己の成長と組織への貢献をイメージするために必要なことです。また、本人の希望と配属先の業務内容がどのように合致するのかを示すと、新入社員の意欲向上につながる可能性もあります。

配属先が本人の希望通りでない場合でも、新入社員にどのような活躍を期待しているのかを明確に伝えることが求められます。希望通りの配属でない場合、新入社員が「なぜこの部署に配属されたのだろう」と疑問を持つのは当然でしょう。

疑問に答え、決して希望をないがしろにしたわけではないことを伝えれば、上層部・管理側への信頼感が高まります。

配属先の上司・先輩のフォロー体制を確立する

新入社員の配属後のフォローにおいて重要なのは、新入社員の育成に配属先の上司や先輩が積極的に関与する体制を整えること。新入社員の育成では、一人に責任を負わせず部署内外の連携を強化し、メンバー全員が関与する体制作りが求められます。新入社員が自ら成長できる環境の整備が重要ともいえるでしょう。

くわえて、新入社員の特性を理解し、それを生かす方法を検討することも重要です。適切な育成計画を立てることは、新入社員の成長促進につながります。

さらに、社内メンバーが各々の役割や育成の進捗状況を共有するための方法を明確にすることも忘れてはなりません。メンバー間での情報共有がスムーズになると、新入社員の育成に対する全体的な理解が深まります。

そのほか、新入社員がメンバーと関係性を構築できるようサポートするのも大切です。新入社員が意見を自由に発信できる環境があれば、新入社員の自己肯定感を高められるだけでなく、成長に対する意欲も引き出せます。

学びをサポートする仕組みを整える

配属後のフォローとして、学びを継続的にサポートする仕組みを整えることも重要です。新入社員がスキルや知識を学ぶ方法はいくつもあります。いずれにしても、現場任せにせず、企業側から積極的にサポートしましょう。

OJTを通じて現場の知識を学んでいくことはもちろん大切です。しかしそのほかにも、ビジネスマナーやコンプライアンス、業界知識など、さまざまなテーマについても継続的に学べる仕組みを提供することが望ましいでしょう。

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